W życiu każdej firmy przychodzi moment, w którym pewne dokumenty od miesięcy (lub nawet lat) piętrzące się w biurach przestają być potrzebne. Bezpieczne pozbycie się takich materiałów, które niejednokrotnie zawierają wiele poufnych i wrażliwych danych, to nie lada wyzwanie dla każdego przedsiębiorcy. Warto wtedy zdecydować się na skorzystanie z usług jednej z firm zajmujących się profesjonalną i w pełni bezpieczną utylizacją danych.
Jak jednak magazynować dokumenty i nośniki cyfrowe, które mamy zamiar zniszczyć? Jak najskuteczniej zbierać tego typu odpady, by nie narazić siebie, firmy ani klientów na niedogodności idące za niepożądanym wyciekiem informacji?
Czym są szafki RODO?
W przedsiębiorstwach, gdzie przetwarza się dane osobowe – czyli w prawie każdym – należy szczególną uwagę zwracać na ich ochronę w myśl rozporządzenia o ochronie danych osobowych – RODO.
Jednym z ciekawszych rozwiązań dla przedsiębiorców chcących bezpiecznie przechowywać przeznaczone do utylizacji dokumenty zawierające dane osobowe pracowników lub klientów są szafki RODO. Są to specjalnie zaprojektowane pojemniki służące do ułatwienia bezpiecznego przetrzymywania dokumentów zawierających poufne i wrażliwe informacje.
Szafki RODO są estetyczne oraz funkcjonalne, posiadają specjalnie zaprojektowany otwór wrzutowy, który w pewien sposób przypomina urnę wyborczą. Istnieje możliwość wrzucenia dokumentu, natomiast wyjęcie go jest stanowczo utrudnione – pozwala to bezpiecznie wyrzucać niepotrzebne dokumenty bez ryzyka, że dostęp do nich uzyska ktoś niepożądany.
Szafki RODO są wyposażone w specjalny zamek oraz otwór, który jest przeznaczony na plombę zabezpieczającą. Szafki RODO to nie tylko bezpieczeństwo, ale także wygoda i oszczędność czasu, ponieważ możemy zbiorczo gromadzić dokumenty przeznaczone do utylizacji i zawierające dane osobowe. Nie musimy tracić czasu na każdorazowe wrzucanie dokumentu do niszczarki – możemy pozbyć się ich wszystkich za jednym razem, po uprzednim zgromadzeniu ich właśnie w szafce RODO.
A może zwykłe pojemniki na dokumenty?
Aby bezpiecznie przechowywać te dokumenty przeznaczone do utylizacji, które nie zawierają – jakże strzeżonych prawnie – danych osobowych, mogą służyć nam pojemniki na dokumenty. Warto przy ich zakupie zwrócić uwagę na to, by były wykonane z trwałego tworzywa np. HDPE.
Spełniające standardy bezpieczeństwa pojemniki na dokumenty powinny posiadać otwór wlotowy znajdujący się na pokrywie. Zawartość pojemnika nie powinna być jednak widoczna, dlatego najlepiej sprawdzą się pojemniki na dokumenty z tworzyw nieprzezroczystych.
Dla naszej wygody dobrze jest, jeśli pojemniki na dokumenty wszelkiego rodzaju są meblami wolnostojącymi wyposażonymi w kółka. Jest to zdecydowane ułatwienie przy ustawianiu, a także ewentualnym przemieszczaniu pojemnika.
Transport pojemników do miejsca niszczenia
Zarówno pojemniki na dokumenty, jak i szafki RODO to sprawdzony sposób na bezpieczne przechowywanie wszelkiego rodzaju dokumentów przeznaczonych do zniszczenia. Dzięki nim możemy być spokojni o bezpieczeństwo zawartych na nich danych. Po napełnieniu pojemnika wystarczy zadzwonić do zaufanej firmy zajmującej się profesjonalną utylizacją dokumentów oraz nośników danych.
Profesjonaliści zajmujący się kompleksowym niszczeniem dokumentów odbiorą pojemniki z miejsca ich przebywania i bezpiecznym, nawigowanym oraz monitorowanym transportem przemieszczą je do miejsca niszczenia, gdzie za pomocą certyfikowanych maszyn niszczących zostanie przeprowadzona utylizacja materiałów.
Podsumowując
O firmowe dokumenty zawierające dane handlowe firmy, a także dane osobowe klientów oraz pracowników jesteśmy zobowiązani dbać ze szczególną ostrożnością. Nie chcemy narazić siebie ani klientów na szkody powstałe w wyniku dostania się danych w niepożądane ręce, a także na szkody wizerunkowe. Warto więc zadbać o dokumentację od samego początku do końca i starannie ją magazynować. Skrupulatne działanie pracowników połączone z kompleksowymi usługami firm zajmujących się profesjonalną utylizacją dokumentów to sprawdzony sposób na sukces w bezpiecznym przechowywaniu i niszczeniu danych.
Źródło: Essi – utylizacja dokumentów
