Pierwsza wysyłka eksportowa to test procedur, nie test ceny
Firma, która wysyła towar za granicę po raz pierwszy, skupia się zwykle na stawce przewozu. Tymczasem pierwsza dostawa sprawdza przede wszystkim to, czy dane, dokumenty i terminy po stronie sprzedającego układają się w spójną całość. Cena staje się tematem dopiero przy kolejnych wysyłkach, kiedy proces już działa.
Dane podmiotu i rejestracje, o które występuje się wcześniej
Zgłoszenie towaru do procedury celnej wymaga numeru identyfikacyjnego nadanego podmiotowi gospodarczemu na potrzeby obrotu z krajami spoza Unii. Wniosek składa się przed pierwszą wysyłką i jego rozpatrzenie zajmuje czas, którego nie da się nadrobić w dniu załadunku.
Obok tego pojawiają się rejestracje branżowe, jeśli towar podlega osobnym przepisom. Kosmetyki, żywność, wyroby medyczne, chemia i wyroby akcyzowe mają własne wymagania i własne terminy.
Osobno sprawdza się rozliczenie podatku od towarów i usług przy transakcji zagranicznej, bo zasady różnią się w zależności od tego, czy odbiorca ma siedzibę w Unii, czy poza nią. Od tego zależy również, jakie dowody dostarczenia towaru trzeba zgromadzić, a te dowody pochodzą z dokumentacji przewozowej.
Opis towaru, który przejdzie przez odprawę
Nazwa handlowa używana w katalogu rzadko wystarcza. Zgłoszenie celne opiera się na klasyfikacji taryfowej, a od niej zależą stawki należności i ewentualne ograniczenia. Ustalenie kodu przed wysyłką jest zadaniem sprzedającego, bo to on zna skład i przeznaczenie wyrobu.
| Co sprawdzić | Dlaczego to ma znaczenie |
|---|---|
| Opis towaru na fakturze | Musi pozwolić na identyfikację bez otwierania opakowania |
| Wartość transakcji | Stanowi podstawę ustalenia należności celnych |
| Liczba sztuk i waga | Muszą się zgadzać między fakturą, specyfikacją i dokumentem przewozowym |
Rozbieżność między tymi trzema dokumentami to najczęstsza przyczyna zatrzymania przesyłki.
Odbiorca, adres i warunki rozładunku
Adres z zamówienia bywa adresem siedziby, a nie magazynu. Przed wysyłką ustala się miejsce fizycznego rozładunku, godziny przyjęć, sposób awizacji oraz to, czy odbiorca dysponuje rampą i sprzętem do rozładunku. Przy braku rampy potrzebny jest pojazd z windą, a to zmienia zarówno dostępność, jak i koszt.
Ustala się także, kto po stronie odbiorcy potwierdza dostawę. Brak tej informacji kończy się podpisem przypadkowej osoby albo towarem odesłanym z powrotem.
Przy pierwszej dostawie pomaga krótki kontakt z odbiorcą na dzień przed przyjazdem pojazdu. Pytanie o godzinę przyjęcia i o sposób wjazdu na teren zakładu zajmuje kilka minut, a rozwiązuje najczęstsze przyczyny nieudanego rozładunku: zamkniętą bramę, brak awizacji i nieobecność osoby uprawnionej do odbioru.
Co zapisać po pierwszej dostawie
Największą wartością pierwszej wysyłki jest wiedza, która przy niej powstaje. Jeżeli nie zostanie spisana, druga dostawa na ten sam rynek zacznie się od tych samych pytań.
- Rzeczywisty czas każdego etapu, od kompletowania po potwierdzenie odbioru.
- Lista dokumentów, które faktycznie były potrzebne, oraz podmioty, które je wydały.
- Uwagi odbiorcy dotyczące opakowania, oznaczeń i sposobu dostawy.
Taka notatka staje się szkieletem procedury dla kolejnych rynków. Wpisana do szerszego opisu procesu domyka przygotowanie łańcucha dostaw przed pierwszą wysyłką i zamienia jednorazowe doświadczenie w powtarzalny sposób pracy.
