Mapa przepływu to pierwszy dokument, który powstaje przed wejściem na nowy rynek
Ekspansja zaczyna się zwykle od analizy popytu i od cennika, a plan dostaw powstaje dopiero wtedy, gdy pojawia się pierwsze zamówienie. Kolejność bywa wtedy odwrotna do potrzebnej, bo warunki dostawy zapisane w umowie handlowej przesądzają o kosztach, których nikt jeszcze nie policzył.
Punktem wyjścia jest rozrysowanie drogi towaru od miejsca produkcji do odbiorcy z zaznaczeniem każdego miejsca, w którym ładunek zmienia właściciela, formę przewozu albo status celny. Taka mapa nie musi być skomplikowana. Wystarczy, że pokazuje ogniwa i to, kto za każde z nich odpowiada.
Na tym etapie ujawniają się pytania, których nie widać w arkuszu z marżą: gdzie towar będzie składowany przed dostawą do klienta, kto obsłuży zwroty, czy odbiorca ma rampę i jaki pojazd wjedzie pod jego magazyn.
Reguła dostawy i podział obowiązków
Zapis w umowie określający, do którego miejsca koszty i ryzyko ponosi sprzedający, wygląda na formalność, a w praktyce rozstrzyga o całej organizacji przewozu. Od niego zależy, kto zamawia transport, kto zgłasza towar do odprawy, kto ubezpiecza ładunek i w którym momencie przechodzi odpowiedzialność za jego stan.
Najczęstszy błąd polega na przeniesieniu do nowej umowy reguły stosowanej dotychczas na rynku krajowym, bez sprawdzenia, co ona oznacza przy dostawie zagranicznej. Skutkiem bywa sytuacja, w której sprzedający odpowiada za odprawę w kraju, którego procedur nie zna, albo kupujący odbiera towar w porcie, do którego nie ma jak podjechać.
Zapis o regule dostawy powinien powstać razem z osobą odpowiedzialną za transport, a nie wyłącznie w dziale handlowym. Zmiana jednego skrótu w tym miejscu przenosi obowiązek odprawy i koszt ubezpieczenia na drugą stronę.
Dokumenty i moment, w którym powstają
Przy pierwszej wysyłce na nowy rynek problemem rzadko jest sam przewóz. Problemem bywa to, że dokument potrzebny na granicy powstaje po załadunku, a nie przed nim.
| Dokument | Kto go tworzy | Kiedy musi być gotowy |
|---|---|---|
| Faktura handlowa i specyfikacja pakowania | Sprzedający | Przed załadunkiem, w zgodzie z zawartością przesyłki co do sztuki |
| Dokument przewozowy | Przewoźnik lub spedytor na podstawie danych nadawcy | Przy przyjęciu towaru do przewozu |
| Świadectwo pochodzenia i dokumenty preferencyjne | Izba gospodarcza lub administracja | Przed wysyłką, z zapasem na rozpatrzenie wniosku |
| Zgłoszenie celne | Agencja celna lub podmiot samodzielnie | Po uzyskaniu numeru rejestracyjnego w systemie celnym |
Przy towarach podlegających kontroli dochodzą pozwolenia branżowe. Ich uzyskanie bywa najdłuższym elementem całego harmonogramu i dlatego sprawdza się je na samym początku.
Bufor czasowy i miejsca, w których dostawa się zatrzymuje
Plan zbudowany na sumie czasów przejazdu jest zawsze zbyt optymistyczny, bo pomija postoje. Towar czeka na kompletowanie w magazynie, na podstawienie pojazdu, na odprawę, na miejsce w terminalu przeładunkowym i na okno dostawy u odbiorcy. To w tych przerwach powstaje większość opóźnień.
Sensowny harmonogram opisuje każdy z tych punktów osobno i przypisuje mu odpowiedzialnego. Dopiero wtedy widać, gdzie rezerwa czasowa jest potrzebna, a gdzie tylko podnosi koszt utrzymania zapasu. Praktyczna optymalizacja łańcucha dostaw zaczyna się właśnie od tej listy, bo skrócenie postoju kosztuje mniej niż przyspieszenie przewozu.
Przy nowym kierunku najwięcej czasu odzyskuje się nie na trasie, lecz na styku między działami. Dokument przygotowany dzień wcześniej i potwierdzone okno dostawy u odbiorcy dają zwykle większy efekt niż zmiana formy przewozu na szybszą, a nie podnoszą kosztu frachtu.
Błędy, które powtarzają się przy pierwszej ekspansji
Pierwszy to obietnica terminu złożona klientowi przed sprawdzeniem realnej drogi towaru. Drugi to planowanie wyłącznie dostaw, bez zwrotów i reklamacji, które na nowym rynku pojawiają się szybciej, niż zakłada plan.
Trzeci błąd dotyczy wyboru partnera. Firma, która zna jedną gałąź transportu, zaproponuje rozwiązanie z tej gałęzi, nawet jeśli lepszy byłby układ mieszany. Dlatego przy wejściu na nowy kierunek pomocny jest spedytor międzynarodowy obsługujący kilka form przewozu, który porówna warianty zamiast bronić jednego.
Czwarty błąd jest organizacyjny. Wiedza o pierwszych dostawach zostaje w głowie jednej osoby i nie trafia do żadnego dokumentu. Przy drugim kliencie na tym samym rynku wszystko ustala się od nowa.
Najczęstsze pytania o przygotowanie łańcucha dostaw
Od czego zacząć, jeśli firma nie ma działu logistyki?
Od rozrysowania drogi towaru i przypisania odpowiedzialności za każdy odcinek. Ten dokument można przygotować bez specjalistycznej wiedzy, a jest podstawą do rozmowy ze spedytorem, który uzupełni go o warianty przewozu i realne terminy.
Czy trzeba mieć magazyn na rynku docelowym?
Nie zawsze. Przy niskim wolumenie i przewidywalnych zamówieniach dostawa bezpośrednia bywa tańsza niż utrzymanie zapasu. Magazyn na miejscu zaczyna się bronić wtedy, gdy klienci oczekują krótkiego terminu dostawy albo gdy koszt pojedynczych wysyłek przewyższa koszt konsolidacji.
Jak często aktualizować plan dostaw?
Po każdej zmianie, która dotyka któregoś ogniwa: zmianie dostawcy, reguły dostawy, odbiorcy albo formy przewozu. Przegląd całości raz na kwartał pozwala wychwycić zmiany, które weszły stopniowo i nie zostały nigdzie odnotowane.
