Kto wystawia dokumenty przewozowe, a kto je tylko podpisuje?
Przy sporze o przesyłkę pierwsze pytanie brzmi zwykle: kto wypełnił papier. Odpowiedź bywa niejednoznaczna, bo dokument przewozowy powstaje z danych pochodzących od kilku podmiotów, a podpisują go osoby, które tych danych nie tworzyły.
Nadawca dostarcza treść, przewoźnik wystawia dokument
W przewozie drogowym międzynarodowym list przewozowy CMR wypełnia się na podstawie informacji przekazanych przez nadawcę: dane stron, miejsce i datę przyjęcia, miejsce dostawy, opis towaru, liczbę sztuk, masę i sposób opakowania. Formalnie dokument sporządzają nadawca i przewoźnik wspólnie, ale za prawidłowość danych o towarze odpowiada ten, kto towar wydaje.
Konsekwencja jest prosta. Jeśli w zleceniu podano zaniżoną wagę albo błędną liczbę palet, błąd przechodzi do dokumentu i to nadawca ponosi skutki, nawet gdy fizycznie wypełniał go kierowca.
Dokument sporządza się w kilku egzemplarzach, po jednym dla nadawcy, przewoźnika i odbiorcy. Każda ze stron powinna zachować swój egzemplarz, bo przy reklamacji liczy się treść z podpisami, a nie ustalenia zapamiętane przez uczestników załadunku.
Trzy podpisy i trzy różne znaczenia
Na liście przewozowym pojawiają się zwykle trzy podpisy i każdy potwierdza co innego.
- Podpis nadawcy: potwierdza wydanie towaru i zgodność danych ze stanem faktycznym.
- Podpis przewoźnika: potwierdza przyjęcie przesyłki do przewozu w stanie opisanym w dokumencie.
- Podpis odbiorcy: potwierdza dostarczenie, a jego brak utrudnia rozliczenie usługi i dochodzenie zapłaty.
Miejsce na zastrzeżenia bywa pomijane, a ma największe znaczenie. Uwaga wpisana przez kierowcę przy przyjęciu, na przykład o uszkodzonym opakowaniu albo o braku możliwości sprawdzenia zawartości, przesuwa ciężar dowodu w późniejszym sporze.
Spedytor, przewoźnik i podmiot, który tylko organizuje
Firma, która przyjmuje zlecenie, nie zawsze wykonuje przewóz. Spedytor organizuje transport i zawiera umowy z przewoźnikami we własnym imieniu albo w imieniu zleceniodawcy, natomiast przewoźnik przyjmuje przesyłkę i odpowiada za jej stan w drodze. Zakres odpowiedzialności obu ról jest różny i wynika z tego, w jakim charakterze podmiot występuje w dokumentach.
Dlatego przy podpisywaniu umowy trzeba sprawdzić, czy druga strona działa jako spedytor, czy jako przewoźnik. Nazwa firmy niczego tu nie przesądza.
Przy przewozach z przeładunkiem albo z udziałem kilku gałęzi transportu dokumentów jest więcej, a każdy odcinek ma własny. Wtedy przydaje się jedno zestawienie pokazujące, który dokument obowiązuje na którym etapie i kto go trzyma. Bez tego ustalenie odpowiedzialności za szkodę wymaga odtwarzania całej trasy od początku.
Archiwizacja i komplet dokumentów po dostawie
Komplet po wykonanej usłudze obejmuje podpisany dokument przewozowy, dowód dostawy, fakturę za usługę oraz korespondencję dotyczącą zastrzeżeń. Rozproszenie tych elementów po skrzynkach pocztowych kilku osób jest najczęstszym powodem, dla którego reklamacja przepada z przyczyn formalnych.
- Ustal jedno miejsce przechowywania dokumentów przewozowych i jedną osobę odpowiedzialną za ich kompletowanie.
- Zapisuj skan dokumentu z podpisem odbiorcy, nie tylko zdjęcie zrobione telefonem na rampie.
- Powiąż dokument przewozowy z numerem zamówienia, żeby odszukanie go nie wymagało przeglądania segregatora.
Uporządkowanie tej warstwy przydaje się szczególnie przy nowych kierunkach, gdzie każda dostawa jest jeszcze wyjątkiem. Dobre planowanie łańcucha dostaw na nowym rynku obejmuje również to, gdzie lądują papiery po dostarczeniu towaru.
